どうも！おポヨです！
「効率化」っていう言葉、好きな人もいるし嫌いな人もいますよね。
おポヨはどちらかというと好きです。
なぜなら・・・負担が少なく、正しく処理ができて、人にも喜ばれるなんて最高だから！
「効率化」の条件
「効率化」って、
『正しく処理できる』
『楽になる』
『見落としをなくす（時間ロス削減）』
この3点すべてクリアしているのが理想だと思うんです。理想ね。
３点すべてクリアしていないと、
『正しく処理できたけど、工程が長かったな』
『楽になったけど、アッチもコッチも気になって確認を取っていたら結局同じ時間使っちゃったな』
『見落としはなくなったけど、見るところが多すぎて脳みそが疲れちゃったな』
どこか不満が出てきてしまう。
ただ、その３点を満たせるというのも中々ないと思います。
だから「効率化」が好きな人、嫌いな人で分かれちゃうのかな。
おポヨが思うに、業務内容ごとに
『ここは「正しい」を重点としたい』
『ここでは軽く触れていればいいから「楽」にできるといいな』
『いつも同じところを忘れる（もしくは疑問が引っかかる）から「時間ロスしない方法」はないかな』
で分けてもいいのかな、と思う。
そこで、おポヨ流の効率化パターンを分けてみたよ↓
効率化パターン1～チェック業務～
こんなことが可能なはず！
『正しく処理できる』
→ データ同士で突合することで、本当に正しいかチェックできるはず。
『楽になる』
→ 人間の目ではなく、機械が一瞬でチェック（判断）してくれるはず。
『見落としをなくす（時間ロス削減）』
→ マニュアルやチェックリスト、Excel内にコメントを残しておけば、見落としは少なくなるはず。
→ 一行飛ばしとかがなくなるはず（※例外はあるかもしれない。レイアウトをいじった時とか。）
【例：システムに登録した注文内容が、本当に合っているかチェックしたい】
①新規Excelを開く
②※汚くていいので簡単なレイアウトを作って、注文が来た内容を手入力する
（日付、商品番号、商品名、売価、注文数、備考欄etc…）
（得意先から注文Excelをもらっているなら、そのExcelをそのまま新規Excelにコピペすると◎）
③会社で使っているシステムから、チェックが必要なデータをExcel出力して、新規Excelにコピペする
（出力したいシステムのどこかに『Excel出力』的なボタンとかあるはず）
④ ②の注文情報と、③のシステム上情報を突合する。
（商品番号や注文数のような、値の突合なら「＝注文情報の注文数－システム上情報の注文数」という式を入れればok。引き算されて「0」なら正しいということ。）
※②のレイアウトを作るときは、本当にテキトーでOK！
だって、「合っているかな？」ってチェックするだけなので。自分しか見ません。
外部に「こうやってチェックしてますよ」って報告しないので。
（もし誰かに引き継ぐ時は、軽く色づけや罫線を引いて見栄え良くして、隣のシートにマニュアルも作ると◎）
チェック業務って、生産性はないと思うんです。
完了した業務を念のためもう一度チェック＝採点するってことなので。
そういうチェック業務は、「機械」に任せられる内容であれば任せてしまえばいいのです。
いまどき「機械」というとAIがすぐ上がってきますね。
おポヨはまだAIを使い慣れていないので、「Excel」でチェック業務が「楽」に「正しく」行えないかを日々考えています。
今のところAI活用はExcel関数の種類を聞いたりするくらいです。
効率化パターン2～データを活用した出力・取込～
こんなことが可能なはず！
『正しく処理できる』
→ データをそのまま反映できるはず。（手入力によるミスが減る）
『楽になる』
→ 一つ一つ手入力する必要がなくなるはず。
『見落としをなくす（時間ロス削減）』
→ 元のデータが正しいなら、時間ロス削減になるはず。
【例：インターネットバンキングで複数の振込作成をする場合】
※事前にインターネットバンキングで「総合振込グループ」が作られている場合に限る
①インターネットバンキングから、総合振込のcsv（Excelのこと）をエクスポート（出力）する
②会社のシステムに登録されている支払情報をExcel保存する
③ ①の総合振込csvの「支払金額」の欄に、②の会社システムの支払情報の「支払金額」を反映させる
（①の総合振込csvに、「=②の会社システムの支払金額を反映」させる。）
④インターネットバンキングで、③の支払金額反映させたcsvをインポート（取込）する。
支払いとなると、一件一件手入力は大変ですよね。
入力を間違えると支払う金額も間違えることになり大事に・・・。
「データ出力可能なものは出力をする」
「データ取込可能なものは取込をする」
そうすれば、負担が減り、多重なミスも防ぐことができます。
（データが間違ってる上に、手入力で転記をしたらさらに間違えてしまった。となると二重ミスになってしまいます。そこから相手が読み間違えて・・・となるとミスと勘違いが交差して大変になります。）
処理後は、チェック業務も行った方がよいです◎
効率化パターン3～提出業務①取りまとめ担当目線～
こんなことが可能なはず！
『正しく処理できる』
→ 一目で分かる状態にする＝正しい処理が進められるはず。
『楽になる』
→ 取りまとめ担当は、頻繁に質問を受けなくなるかもしれない。
→ 各担当者は、散らばった確認事項を、一ヵ所で見れるようになるはず。
『見落としをなくす（時間ロス削減）』
→ 取りまとめ担当は、抜け漏れがないか一目でわかるようにできるはず。
→ 各担当者は、散らばった確認事項を、一ヵ所で見れるようになるはず。
→ チェックリストがあるとより見落としが少なるなるはず。
【例：各担当者が完了した業務を取りまとめている。取りまとめ担当がチェックも行うが、各担当者にも意識をしてほしい】
①取りまとめExcelに、「アレもコレも確認した？」が一瞬で分かるようなレイアウトにする
※関数・条件付き書式を使用して、各担当者が一目で分かりやすいレイアウトを意識する
※例えば『未入力の状態ならセルが黄色く塗りつぶされる、入力されたら塗りつぶしナシになる』等。
②処理の前に「A」や「B」も見る必要があることを記載しておく
※各担当者に『ここを見る必要があるんだな』を意識してもらうことも大事。
※例えば『Aに関する資料のリンク先：—-』等、リンクもしくは画像を貼り付けておく。
③取りまとめExcelに、処理完了した旨更新してもらう
※『確認中』や『済』や『日付』等を入力してもらう。
④取りまとめ担当は、定期的に取りまとめExcelを確認する
※毎日チェックする時間を決めると◎
取りまとめ担当が、膨大な情報をすべて把握しているとも限りません。
業務の傍ら、取りまとめ担当が苦労している場合も、見落としが増えがちです。
そのため、【取りまとめ担当】も【各担当者】も両方意識して業務を進められれば、外部に迷惑も掛からないですね。
効率化パターン4～提出業務②各担当者目線～
こんなことが可能なはず！
『正しく処理できる』
→ 共有のチェックリストを駆使する（もしくは個人で作ったチェックリスト）
『楽になる』
→ 提出内容によって、楽になる・ならないがある
『見落としをなくす（時間ロス削減）』
→ 何度も繰り返せば業務可能
【例：各担当者が、各業務の提出をするには】
①共有のチェックリストを駆使する
※共有チェックリストなければ、自分で作ったチェックリストを使用。
②処理の前にどこへ確認するかを確認しておく。
※必要に応じて、個人のマニュアルやメモにリンク先をまとめておくと◎
※おすすめは、Excelに『確認すること』『その関連リンク先』をまとめていると◎
③自分のスケジュール表（もしくは進捗状況表）を作っておく
※完了した業務は『済』や『日付』を入力しておくと◎
これに関しては、
●自分がどこまで処理をしたか
●自分が見落としていることはないか
を自分で意識するためにツールやExcelをどう使いこなしていくかが大切ですね。
自分用のチェックリスト・マニュアルを必要以上に作りすぎて、迷子にならないように注意してくださいね。
また、自分用でチェックリスト等を作り、しばらく使用してみて
『皆もこのチェックリスト使いやすいかも』と感じた時には、
ぜひ周知するとよいかもしれません。
※滅多にないとは思いますが、『自分か考えたアイディアが横取りされるかもしれない』と不安な場合は、『自分がこのチェックリストの内容をすべて説明できる』という自信を持っているとよいです。
また、報告する際はウキウキしながら♪
報告する上司にだけではなく周りにも雰囲気が伝わるようにすると、あなたが上司に何か伝えているなが伝播します。
まとめ
とまあ、こんな感じです。
おポヨはタイピングは早い方だろうという自信はありますが、行動が遅いです。
それに加えて頭を使いすぎると、飲酒していないのに酔っぱらいます。
なので、
●機械に頼れるところは頼る
●思考は必要なところで使う
おポヨだけの掟です。
おポヨ的には『生産性』という言葉が苦手です。
社会でいう生産性って、『結果いくら儲かるか』『お客様が喜んでくれるか』ですよね。
おそらくおポヨは生み出す力は弱いので、おポヨも周りもみんな一緒に
楽に、でもミスは起こらないように、そして自分の業務はいったい何なのかはハッキリ分かるように、
これからも『効率化』できる業務を見つけていきたいと思います。
みんながんばってる！えらい！
おわり！
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